Administración Documental

Administre sus documentos con las mejores prácticas

Resolv-e proporciona un conjunto de elementos para administrar toda la documentación de una organización, utilizando las mejores prácticas archivísticas

Documentos2

  • Sus Documentos en un único y seguro lugar
  • Sus Documentos importantes, siempre disponibles
  • Expedientes “Inteligentes”
  • Proyectos de Digitalización Masiva
  • Niveles de Control Documental
  • Sus Documentos en un único y seguro lugar

La solución de Control Documental consiste en registar y administrar de forma sistémica y archivística los documentos relacionados con la operación de la empreso o institución.

La existencia de información en los diferentes procesos hace indispensable contar con un repositorio central para documentos, Resolv-e esta diseñado para incluir cualquier tipo de documento incluyendo documentación, formatos, esqueletos, ligas, escritos, contratos, planos, multimedia, cursos, y documentación en general.

Este control permite el almacenaje de documentos de diferentes tipos y soportes documentales, destacando los siguientes:

1. Anexo

En este caso se incluye un documento de cualquier tipo y de cualquier aplicación como *.doc, *.pdf, *.xls, etc. al registro del documento, haciendo un upload para que el servidor sea quién lo guarda y lo haga disponible al personal que ingrese al sistema y que tenga permisos de “download”. En el caso en el que el tipo de documento sea del tipo .html, el funcionamiento es diferente porque en lugar de que sea un download el sistema lo despliega en una página web interpretando las sentencias HTML.

2. URL

Los documentos pueden estar relacionados a una dirección web ya sea en la Intranet de la empresa o en Internet, en este caso el manejador de documentos no tiene guardado un documento en si, simplemente es una liga a otra ubicación, este servicio es especialmente útil en situaciones en que la documentación esta fuera del ámbito de la empresa como por ejemplo ligas a manuales de un router o páginas de referencia de información de gobierno, etc.

3. Físico

Muchas veces los procesos incluyen la entrega de documentos físicos (no digitalizados) en papel o en un expediente, este tipo de documentos se guardan en un lugar o archivero específico, lo que permite este tipo de documentos dentro del sistema es registrar en que lugar físico se encuentra el documento o expediente referenciado por ejemplo en que gaveta o en que estante. Esta facilidad permite tener el control de libros de páginas bond bajo su control.

4. Comentario

Este tipo de “documentos” simplemente proporciona un lugar donde documentar o incluir comentarios, esta información se guarda en la base de datos y puede ser explotada como un documento en las diferentes aplicaciones. Este tipo de documentos no tiene correspondencia física alguna.

 

Expedientes “Inteligentes”

El concepto de “Expedientes Inteligentes” introducido por HD Soluciones se refiere a la faiclidad de que cada uno de los diferentes elementos que integran la solución automáticamente se relaciona a un expediente propio.

Por ejemplo si se despliega la información de un activo y tiene habilitada la opción “Expediente Inteligente” a un clic de distancia puede abrir su expediente documental y fotográfico y abrir los documentos electrónicos asociados al expediente del activo.

Los “Expedientes Inteligentes” se encuentran disponibles para elementos tipo Organización, División, Contacto (ya sea Cliente, Proveedor, Empleado, etc.), Activo, Producto, Procesos, llamadas, Conocimientos, Cursos, etc.

Sus Documentos importantes, siempre disponibles

EL valor fundamental de esta solución radica en el hecho de integrar documentos y expedientes de forma inteligente asociando a los elementos que intervienen en un proceso u operación la documentación correspondiente por ejemplo al crear un registro de cliente automáticamente se crea un expediente que integra toda su documentación. Con esta visión el paradigma en que las Operaciones y documentos se manejaba de forma independiente se ha terminado, los expedientes y documentación se manejan de una forma sistémica en un repositorio central.

Gracias a este diseño se proveen una muy amplia variedad de alternativas de búsqueda y ubicación para desplegado y asociación de documentos a procesos, llamadas, clientes, activos, cursos, inteligencia organizacional (conocimientos), etc. y finalmente se provee una interfaz para que un usuario desde una página no protegida pueda consultar y desplegar documentos marcados como “Publicos” dentro de la interfaz.

Proyectos de Digitalización Masiva.

El control documental cuenta con facilidades que permiten la carga masiva de documentos que incluyen el registro del resultado de un OCR aplicado sobre los docuemntos para la posterior realización de búsquedas a profundidad.

La solución provee un scheduler que si así se define realiza la carga masiva a una hora del día, un día de la semana u otra condición incluida en los parámetros de programación.

Finalmente se provee una alternativa para que desde fuera de Resolv-e en una interfaz no protegida se invoque un servicio de alta de proceso y adición de un documento al repositorio de activos (la solución incluye la generación de archivos pdf dinámicamente)

Niveles de Control Documental

Nivel Documento

Registro de Información

Nombre, Clasificación, estatus y Descripción
Fecha de Registro, de vigencia y de cada actualización
Quién Registra y Quien es el responsable
Bitácora Libre
Llaves de Usuario
Campos Variables
Registro de Control

Bitácora de actualizaciones
Registro de relaciones, procesos, activos, personas, empresas, conocimiento, etc.
Expedientes y clasificación Documental
Soporte de Piezas Documentales

Soporte Físico
Manejo de almacenes físicos (con manejo geográfico-jerárquico)
Soporte de Código de Barras para expedientes en papel
Soporte Anexo
Electrónicamente generado o escaneado
Visualización automática de cualquier tipo de documento electrónico
Almacenamiento utilizando la técnica de Vectores y fuera de la base de datos
Soporte de Tecnología de Digitalización
Soporte URL
Liga en una red o Intranet
Soporte de aplicaciones externas con interfase tipo Browser
Nota interna
Acceso a registros de la base de conocimientos de Resolv-e
Soporte de OCR, con soporte de búsqueda profunda

Nivel Expedientes

Agrupación de documentos de forma lógica en expedientes

Nivel Archivístico

Clasificación Sistémica para administración documental
Cuadro de Clasificación Archivística
Disposición Documental (Trámite-Concentración-Histórico)
Código de identificación archivístico (n caracteres)