Historia de Terror No. 2,528
Llega el inspector del IMSS y solicita los comprobantes de pago del bimestre enero – febrero 2018
Todos empiezan a correr, primero van en busca de la versión digitalizada al departamento de Betty Perez, pero ya no la encuentran renunció y su máquina fue formateada, se procede a buscar el documento en papel… se dirigen a la quinta mazmorra del edificio corporativo, donde se encuentra el archivo muerto, al entrar ubican una cantidad de cajas etiquetadas todas revueltas-… ¿como hago para buscar el archivo del IMSS del año 2018….?
Es una realidad el que nuestros archivos estan relegados a la “Quinta Masmorra” del edificio corporativo… el problema sucede cuando por alguna asunto legal o no, se requiere consultar los documentos originales y simplemente NO se encuentran.
La localización de los documento unicamente es un problema de los “n” relacionados con su gestion, considera los siguientes retos de la Gestion Documental:
- Localización
Determina la habilidad para localizar cualquier documento en segundos, ya sea electrónico o físico en papel, utilizados datos de sus características (metadatos). - Transforamación Digital
Ya no imprimir los documentos contar con versiones digitales desde que se generan y gestionarlos unicamente de forma electrónica. - Digitalización, mantenimiento del contenido textual
Contar con una versión digitalizada de un documento de Papel, normalmente el archivo histórico o de concentración de donde se extraiga el contenido en texto con técnicas digitales de tipo OCR. - Organización
Contar con una estrucutra de archivo en donde se encuentren los diferentes tipos de archivos, por ejemplo archivo de empleados, archivo de clientes, archivo deproveedores, etc., y que se identifique que area o departamento es el propietario de cada archivo. - Gestión
Utilizar el “Turnado”, que se refiere a enviar dentro de la organización al área o departamento encargado de gestionar la documentación que se recibe de forma digital o física. - Experiencia
Conocer la experiencia en casos anteriores para normalizar y homogenizar. Identificar historia de clientes, proveedores, empleados, etc. - Conocimento
La forma de resolver asuntos, como fue gestionado un caso u otro, que recursos se utilizaron, documentación de proyectos o acciones realizadas, comunicación a los empleados o proveedores - História
Aconteciminetos importantes en la institución, objetivos cumplidos, históricos de ventas de proyectos, de campañas, conocimeito corporativo. - Normatividad
Contar con la documentación requerida por las autoridades, como el SAT, el IMSS, Secretaría del Trabajo, y las normas de la misma organización, que documentos requiere la integración de un proveedor, que contratos estan celegrados, etc. - Eficiencia
Generar documentos de una forma rápida y homogenea basados en un esqueleto, y enviarlo a firma de forma electrónica. - Espacio
Donde guardar el papel, que espacio utiliza, se encuentra resguardado con seguridad, y perfectamente clasificados, con estándares de resguardo, etc. - Seguridad
Quien tiene acceso a los documentos de papel o electrónicos, se cumple con la ley de datos personales, puede verlo exclusivamente aquellos que en base a su información puede visualizarlo. - Colaboración
Se cumple el reto de construir o gestionar un documento colaborativamente con otros participantes. Se - Impacto ambiental
Se ha reducido el uso de papel, se cuenta con una estrategia de “Paper Less” auténtica en que se mide y compara la marca de carbono de la empresa mes a mes, año a año, se han cambiado impresoras por escanners - Disminución de Costos
Es económico el mantenimiento del archivo, hay una estrategia de digitalización, se mide el costo de impresión de papel, cuantos tipos de documentos se imprimen - Valor Jurídico y de conservación de documentos digitasles
Se cuenta con una firma electrónica que ayuda a no imprimir papel y que se otorgue el valor jurídico a los documentos electrónicos.
Estos son algunos de los retos y problemas que conyeva la gestión Documental….
¿Cuenta su empresa con una estrategia para cada uno de estos 16 puntos…?
Actualmente una eficiente Gestión Documental, es un reto tan importante que existen carreras universitarias para lograr una Licenciatura en Archivonomía (POLITÉCNICO – ENBA).