Todas las áreas de una organización gubernamental en los tres poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial y a los tres niveles Federal, Estatal y Municipal generan información completa y actualizada sobre sus Indicadores de Gestión y el Ejerercicio de los Recursos Públicos, como lo señala la Constitución en su artículo 6 núm. V.
Con esto el servidor o el funcionario público no solo deben obvservar este artículo, hay además una cantidad de leyes primarias, secundarias y normativas que lo obligan a generar, resguardar y publicar la documentación de sus funciones y modernizarlos hacia una estrategia digital.
En resumen las Leyes y normativas que deben ser observados se presentan a continuación:
Lista de las Leyes y normativas que requieren ser observados y cumplidas
CONSTITUCIÓN POLÍTICA ARTÍCULO 6 NUMERAL V
V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos.
LEY FEDERAL DE ARCHIVOS
Artículo 1. El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.
Artículo 2. La presente Ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Artículo 4. Para efectos de la presente Ley y su ámbito de aplicación se entenderá por:
XXXVI. Sujetos obligados:
a) El Poder Ejecutivo Federal, la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la República;
b) El Poder Legislativo Federal, integrado por la Cámara de Diputados, la Cámara de Senadores, la Comisión Permanente, la Auditoría Superior de la Federación y cualquiera de sus órganos;
c) El Poder Judicial de la Federación y el Consejo de la Judicatura Federal;
d) Los órganos constitucionales autónomos;
e) Los tribunales administrativos federales; y
f) Cualquier otro órgano federal;
Artículo 6. Son objetivos de esta Ley:
I. Promover el uso, métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos a través de sistemas modernos de organización y conservación de los archivos, que contribuyan a la eficiencia gubernamental, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional;
II. Asegurar el acceso oportuno a la información contenida en los archivos y con ello la rendición de cuentas, mediante la adecuada administración y custodia de los archivos que contienen información pública gubernamental;
III. Regular la organización y conservación del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados, a fin de que éstos se preserven actualizados y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y el ejercicio de recursos públicos, así como de aquélla que por su contenido tenga un alto valor para la sociedad;
Artículo 20. Los sujetos obligados deberán instrumentar sistemas automatizados para la gestión documental que permitan registrar y controlar los procesos señalados en el artículo 18 de la Ley para documentos de archivos, así como la elaboración, captura, organización y conservación de los documentos de archivo electrónico procedentes de los diferentes sistemas del sujeto obligado. Esta funcionalidad deberá contar, además, con los instrumentos de control y consulta señalados en el artículo 19 de la Ley.
En la preservación de archivos electrónicos en e
l largo plazo, sea por necesidades del sujeto obligado o por el valor secundario de los documentos, se deberá contar con la funcionalidad de un sistema de preservación en el largo plazo, el cual deberá cumplir las especificaciones que para ello se emitan.
Cuando los sujetos obligados hayan desarrollado o adquirido herramientas informáticas de gestión y control para la organización y conservación de documentos de archivo, deberán ser adecuadas a los lineamientos a que se refiere el artículo anterior.
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL
Artículo 1. La presente Ley es de orden público. Tiene como finalidad proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes de la Unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal, y cualquier otra entidad federal.
Artículo 6. En la interpretación de esta Ley y de su Reglamento, así como de las normas de carácter general a las que se refiere el Artículo 61, se deberá favorecer el principio de máxima publicidad y disponibilidad de la información en posesión de los sujetos obligados.
LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS.
ARTICULO 8.- Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones:
V.- Custodiar y cuidar la documentación e información que, por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos;
Marco Legal y Normativo
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación del 05 de febrero de 1917, reformada el 2 de diciembre del 2006.
Artículo 108. Para los efectos de las responsabilidades a que alude este Título se reputarán como servidores públicos a los representantes de elección popular, a los miembros del Poder Judicial Federal y del Poder Judicial del Distrito Federal, los funcionarios y empleados y, en general, a toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en el Congreso de la Unión, en la Asamblea Legislativa del Distrito Federal o en la Administración Pública Federal o en el Distrito Federal, así como a los servidores públicos de los organismos a los que esta Constitución otorgue autonomía, quienes serán responsables por los actos u omisiones en que incurran en el desempeño de sus respectivas funciones. […]
Las Constituciones de los Estados de la República precisarán, en los mismos términos del primer párrafo de este artículo y para los efectos de sus responsabilidades, el carácter de servidores públicos de quienes desempeñen empleo, cargo o comisión en los Estados y en los Municipios.
Otros reglamentos, normativas y leyes que referencian
Lineamientos de Protección de Datos Personales, Diario Oficial de la Federación, 17 de julio del 2006.
Acuerdo presidencial que establece los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental, Diario Oficial de la Federación, 25 de agosto de 1998.
Acuerdo que tiene por objeto crear en forma permanente la Comisión Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico, Diario Oficial de la Federación, 9 de diciembre de 2005.
Código Penal Federal. Diario Oficial de la Federación, 14 de agosto de 1931, reformado el 30 de junio del 2006, Artículo 214, fracción IV.
Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación, 3 de diciembre de 2006.
Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las unidades administrativas de la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donarán a título gratuito a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles. Diario Oficial de la Federación, 21 de febrero de 2006.
Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental, Secretaría de Hacienda y Crédito Público, 25 de agosto de 1998, actualizado al 1 de enero de 2001.
Guía para el cumplimiento de los lineamientos generales para la organización, conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, Archivo General de la Nación.
Instructivo para el Trámite y Control de Bajas de Documentación del Gobierno Federal, Dirección del Sistema Nacional de Archivos del AGN, Acuerdo1.1./O/24/06/04.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, Diario Oficial de la Federación, 4 de enero de 2000, reformada el 21 de agosto del 2006. Artículo 56.
Ley de Fiscalización Superior de la Federación, Diario Oficial de la Federación, 29 de diciembre de 2000, reformada el 04 de abril del 2005. Artículos 12 y 74, Fracción VIII.
Ley Federal de Procedimiento Administrativo, Diario Oficial de la Federación, 4 de agosto de 1994. Reformada el 30 de mayo de 2000.
Ley Federal del Trabajo. Diario Oficial de la Federación, 01 de abril de 1970, Reformada el 17 de enero del 2006. Artículo 804.
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. Diario Oficial de la Federación, 6 de mayo de 1972 y reformada el 13 de enero de 1986. Artículo 36, Fracción II.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Diario Oficial de la Federación, 13 de marzo de 2002, reformada el 21 de agosto de 2006. Artículo 8, fracciones IV y V.
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, Diario Oficial de la Federación, 31 de diciembre de 1982, reformada el 13 de junio de 2003. Artículo 47, Fracción IV.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de 20021. Reformada el 06 de junio del 2006
a) Artículo 4, fracción V. (Objetivo de la Ley: mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos).
b) Artículo 29, fracciones V y VI (Funciones del Comité de Información: Establecer y supervisar la aplicación de Criterios Específicos para la Clasificación y Conservación de los documentos; así como la organización de los archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el IFAI y el AGN, y elaborar un programa para facilitar la obtención de información, que deberá ser actualizado periódicamente y que incluya las medidas necesarias para la organización de los archivos).
Ley General de Bienes Nacionales, Diario Oficial de la Federación, 20 de mayo de 2004. Artículo 6, fracciones XV y XVIII.
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, Diario Oficial de la Federación, 29 de diciembre de 1976 y reformada el 02 de junio del 2006. Artículos 20 y 27, Fracción XIX.
Lineamientos de Protección de Datos Personales, Diario Oficial de la Federación, 30 de septiembre del 2005.
Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, Diario Oficial de la Federación, 18 de agosto de 2003.
Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, Diario Oficial de la Federación, 20 de febrero de 2004.
Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, Diario Oficial de la Federación, 13 de abril del 2006.
Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de los sistemas automatizados de control de gestión, Subcomisión de los Sistemas Automatizados de Control de Gestión dependiente de la Comisión Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico, 24 de abril de 2006.
Artículo 32 (Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo).
Artículo 37 fracción IV (Atribuciones del IFAI: Coadyuvar con el AGN en la elaboración y aplicación de los criterios para catalogación y conservación de los documentos; así como la organización de los archivos de las dependencias y entidades).
Artículo Décimo Transitorio (Los sujetos obligados deberán, a más tardar el 1 de enero de 2005, completar la organización y funcionamiento de sus archivos administrativos, así como la publicación de la guía a la que se refiere el artículo 32).
Lineamientos para la homologación, implantación y uso de la Firma Electrónica Avanzada en la Administración Pública Federal, Subcomisión de Firma Electrónica Avanzada (FEA), 24 de agosto de 2006.
Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los Índices de Expedientes Reservados, publicado en el sitio de Internet del IFAI el 19 de diciembre del 2003.
Manual de Políticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal, Archivo General de la Nación, noviembre de 2002.
Norma Internacional General de Descripción Archivística, (ISAD G)
Norma Oficial Mexicana NOM 168 SSA1-1998 del expediente clínico.
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de 2003. Artículos del 42 al 46.