Muchas personas requieren conocer de los proyectos de la organización, incluyendo su planeación, ejecución y resultados
Libros Blancos es un concepto perfectamente definido para utilizarse en Gobiernos, sin embargo su concepto aplica a cualquier tipo de organización o empresa.
Todas las organizaciones ya sea que sea Gobierno o Iniciativa privada ejecutan proyectos y tienen la necesidad de publicar características y resultados de sus ejecuciones.
Es muy común y en algunos casos mandatorio generar información relacionada a proyectos que se realizan con recursos de la organización o gobierno.
Documentar y hacer disponible la información de los proyectos realizados o por realizar a todos los interesados de una forma homologada, gráfica, estadística, descriptiva y eficiente es un reto, para esto, se puede utilizar las redes sociales, campañas de correo electrónico, páginas web, kioskos de información entre otros. Lo que si es consecuencia es la necesidad de contar con una liga en todas estas estrategias que lleve a una página web o micrositio que describa sus características.
Como área de la organización responsable de difundir las características, costo, realización, esfuerzo y alcances de un proyecto se tiene el reto de integrar una buena cantidad de información de una forma ordenada y que incluya tanta información como se requiera.
Los Proyectos en general tienen varios objetivos, algunos ejemplos a continuación:
- Económicos
- Estratégicos
- Infraestructura
- Beneficios sociales
- Ecológicos, como reducción de emisiones, eliminación de uso de papel
- Seguridad
- …. otros
Que elementos a incluir en un Libro Blanco
El desarrollo de un Libro Blanco requiere de un autor que es la persona que recopila la información del proyecto, la integra y en algunos casos desarrolla las descripciones de los objetivos y alcances.
De la documentación que integra el libro Blanco, la más importante y sobresaliente se describe a continuación:
Índice de Contenido
Dependiendo del proyecto de que se trate y el detalle que se requiera publicar debe contener como elemento inicial un índice de la información incluida en el Libro Blanco. Por lo tanto el primer trabajo para integrar un Libro Blanco es generar un índice de la información que contendrá, en el que se enlista toda la información requerida de acuerdo a los objetivos que se desean.
Descripción del Proyecto
La integración de este elemento en un documento único resulta un gran reto, ya que la cantidad de información que integra puede llegar a ser muy extenso, por eso contar con una herramienta que despliegue los títulos e ir al lugar indicado es relevante.
Repositorio Documental del Proyecto
La integración de expedientes y documentos resulta importantísimo, ya que la cantidad de expedientes y documentos que integra pueden llegar a ser una buena cantidad, este Repositorio puede ser relacionado a el Expediente Único del proyecto.
Tanto en la Iniciativa Privada como en el Gobierno la realización de Proyectos se documenta en archivos de diversos tipos como word, PDF, Excel, etc. con información clasificada y relevante.
Expedientes Relacionados
Cada proyecto incluye en su documentación una serie de documentos en el transcurso de que se desarrolla, muchas veces relacionado con el concepto de Expediente ünico, por ejemplo puede incluirse o relacionarse expediente de proveedores, contratistas, bienes muebles, inmuebles, etc.
El contar con estos expedientes relacionados enriquecen la información contenida en un Libro Blanco.
Información Puntual
Muchas veces la consulta de una persona únicamente es obtener información puntual, como ubicación, costo total, fechas de realización, fecha de terminación, etc. por esta razón es importante considerar una lista de la información puntual de cada proyecto, de tal forma que se puedan hacer comparativos entre datos puntuales de diferentes proyectos.
Galería de imágenes y videos
Un elemento fundamental es la presentación de fotografías planos y videos, como bien dice el dicho “Una imagen es mejor que mil palabras”, integrar estos elementos le proporcionará visibilidad a la presentación del Libro Blanco.
Ligas Relacionadas
Una lista de referencias en un Libro Blanco son bien recibidas, ya que utilizándolas encontramos más información de elementos o asuntos relacionados que se encuentran más allá de la información administrada por el Libro Blanco, por ejemplo un proyecto como el AIFA puede tener un sinnúmero de expedientes y documentos y ligas externas como a SEDENA, a la página del Municipio de Tecámac, una sección específica del gobierno del estado de México, etc.
Comentarios
Finalmente el contar con la posibilidad de adicionar opiniones o comentarios de las personas que acceden al libro Blanco puede ser una buena idea para captar la atención de otras personas que visualizan los comentarios y en su caso su respectiva respuesta.
Confidencialidad
Aunque los Libros Blancos por excelencia contienen información y datos para la sociedad, en algunos casos es importante mantenerlos bajo seguridad y que únicamente puedan ser consultados por personas específicas.
Alguna información podrá ser pública y otra información podrá ser privada o restringida, esta es una característica importante de un Libro Blanco, debido a la naturaleza de la información.
Un elemento importante a considerar es identificar que personas han ingresado a la información del Libro Blanco, junto con el día y hora de consulta, igualmente cuantas personas de forma anónima ha consultado la información.
Libros Blancos para Gobierno
Partiendo de la definición de WikiPedia de Libros Blancos:
“Se conoce como libros blancos a los documentos que publican los gobiernos en determinados casos para informar a los órganos legislativos o a la opinión pública con el objetivo de ayudar a los lectores a comprender un tema, resolver o afrontar un problema (por ejemplo diseñando una política gubernamental a largo plazo), o tomar una decisión”.
En México los diferentes poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, de los tres niveles de Gobierno Federal, Estatal y Municipal, todos tienen la obligación constitucional de reportar y documentar las acciones realizadas durante el mandato que se les otorga, por tal motivo la construcción de libros blancos es una obligación plasmada en las leyes y normativas siguientes:
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