Descripción General

Dentro de las Instituciones hay una gran cantidad de asuntos que deben Gestionarse, pueden ser asuntos asociados a la actividad sustantiva de la institución o a la parte administrativa (como contabilidad, presupuesto, nóminas, etc.), tradicionalmente estos asuntos se gestionan de palabra, utilizando un correo electrónico, papeles, oficios, etc., perdiéndose todo el seguimiento e historial de las actividades realizadas.

Con esta solución cualquier persona puede registrar asuntos auto asignándoselo, asignárselos a otra u otras personas quedando un registro de la solicitud y todo el proceso de resolución de la Gestión, quedando un histórico invaluable en el conocimiento de las operaciones y actividades realizadas.

El Sistema provee una interfaz simple y ergonómica para que la experiencia de uso permita hacer costumbre su explotación, proporciona además una serie de servicios como la creación automática de Asuntos, la generación de alertas en base a fechas compromiso, notificaciones automáticas vía SMS y Correo Electrónico, Asignación de múltiples resolutores de forma simultánea, asociar documentos electrónicos, asignar roles de usuarios, Generación de Reportes de actividad, Bitácoras Históricas, Firma electrónica propia y soporte de firmas en formato PKI.

Se proporciona una interfaz de dispositivos móviles para la atención de requerimientos estando fuera de la oficina o en movimiento.

Esta solución permite la gestión de actividades incluyendo el proceso de planificar, organizar, dirigir, controlar las tareas, documentar, firmar y acciones necesarias para lograr los objetivos y metas de la organización o proyecto que sin duda conlleva una etapa de documentación y donde resguardar Esto incluye:

1. Planificación: Definir objetivos, metas y recursos necesarios.
2. Organización: Asignar tareas y responsabilidades a equipos y personas.
3. Dirección: Liderar y guiar a los equipos para asegurar el progreso.
4. Control: Monitorear y evaluar el desempeño para ajustar y mejorar.
5. Coordinación: Integrar y sincronizar actividades para lograr sinergias.
6. Supervisión: Verificar el progreso y calidad de las actividades.
7. Evaluación: Analizar resultados y procesos para identificar áreas de mejora.

La gestión de actividades busca:

1. Maximizar la eficiencia y productividad.
2. Minimizar costos y recursos.
3. Asegurar la calidad y consistencia.
4. Fomentar la colaboración y comunicación.
5. Optimizar las operaciones.
6. Incluir Firma electrónica para eliminar el uso de papel.
7. Documentar y Resguardar las evidencias de asuntos.
8. Lograr los objetivos y metas establecidos.

Tipos de Proyectos

Resolv-e Gestión de Asuntos y Archivos puede ser utilizado para diferentes proyectos, como los siguientes:

• Gestión de Correspondencia electrónica y física (envío y recepción)
• Gestión de asuntos internos Gestión de Asuntos externos (tickets)
• Gestión de firmas electrónicas con clientes proveedores y empleados Integración de expedientes al archivo 
• Atención de asuntos operativos, relacionado con clientes o proveedores
• Gestión de adquisiciones y su correspondiente resguardo de contratos

Gestión de Asuntos

La herramienta provee un gestor de workflows que permite ajustar las tareas y generar flujos basadas en las operaciones de la empresa.

Mientras que la necesidad de controlar se encuentra en todas las actividades y acciones de la organización, el término Gestión en su sentido más amplio incluye la Administración de las diligencias o trámites conducentes al logro de un objetivo de negocio y que se desean controlar.

En ausencia de herramientas especificas para resolver problemas inherentes a la gestión diaria, las empresas y organizaciones llenan este vacío con herramientas poco estandarizadas como el Correo Electrónico, a fin de realizar las tareas de Control de la Gestión. Cuando la exigencia es mayor entran en juego otras herramientas más sofisticadas como son las tipo ERP, BPM, CRM y/o los desarrollos a la medida.

Resolv-e “Control de Gestión” abarca las mejores experiencias entre lo sofisticado y lo sencillo, ya que provee la versatilidad y flexibilidad de uso que encontramos en el correo electrónico al mismo tiempo que el poder y alcance que proporcionan soluciones más sofisticadas como las ya nombradas ERP´s, BPM´s, o desarrollos a la medida, etc.

Resolv-e es una solución informática basada en estándares de Internet así que usted y su grupo tal vez sin quererlo ya están familiarizados con el uso de este tipo de herramienta, la cual ha sido diseñada con el fin de permitir de una forma simple y sencilla a la vez que poderosa gestionar asuntos para la atención y resolución de Solicitudes.

Resolv-e “Control de Gestión” funciona en todo tipo de Organización y permite atender y administrar cualquier tipo de solicitud, el concepto fundamental se basa en el principio Solicitante—Solucionador en donde una o varias personas pueden desempeñar estos roles, dependiendo de la complejidad y de los requerimientos o necesidades de su organización.

Al incluir un elemento para resguardar la documentación generada en la gestión de asuntos, construye de forma sistémica un archivo electrónico, resguardando con esto facturas (CFDIs recibidos, enviados), contratos, recibos, estados de cuenta, escritos, acuerdos, cotizaciones, etc. Todo de forma electrónica.

Gestión de archivo

Con este elemento se incorpora la administración de documentos, resultado de las gestiones de la empresa.

La solución proporciona una integración sistémica del ciclo de vida de documentos y expedientes incluyendo generación, clasificación, consulta, explotación, firma digital, etc.

El resguardo electrónico permite la integración del concepto de expediente único y por su naturaleza la búsqueda, ubicación y visualización toma segundos.

Aún y cuando la gestión puede utilizar la administración de documentación en papel, este tipo de resguardo puede ser reemplazado paulatinamente por versiones electrónicas ya sea que se sustituya el proceso para que sean generados electrónicamente desde su generación o se digitalicen y asocien a las gestiones que lo referencian.

Muchos beneficios y funcionalidades adicionales puede explorarlas dando clic aquí en Gestión Documental

Gestión de firma electrónica

La firma electrónica es un elemento que consiste en proporcionar validez a un documento digital, por lo que elimina el uso de papel y proporciona al documento digital las características siguientes:

• Autenticación
  Identifica a la persona que firmó el documento .
• Integridad
  Garantiza que el documento no haya sido modificado o cambiado.
• No Repudio
  La persona que haya firmado el documento no puede negarlo.
• Estampado de Sello de Tiempo
  Garantiza que la firma fue realizada en un día y hora específica.
  
  La solución permite la firma de documentos y pasos de autorización en tareas dentro de los workflows de Gestión, utilizando diferentes tipos de firmas y tecnologías.

La solución puede integrar los tipos de firma siguientes:

Como parte de la plataforma:

• Token Propio de la plataforma para firma de documentos y procesos
• Firma electrónica FIEL (firma electrónica del SAT) para firma de documentos

Firmas con tecnología y en alianza con Seguridata

• Firma electrónica FIEL con validación Biométrica y NOM 151 para firma de documentos
• Firma PKI con validación Biométrica y NOM 151 para firma de documentos

Para la integración de sus procesos de Gestión puede seleccionar la utilización de un tipo o varios, permítanos asesorarlos en cual es la que puede cubrir sus requerimientos.

La firma electrónica escogida adecuadamente tiene las mismas características y validez que la firma autógrafa.

Implantación

• Él uso de este sistema puede ser inmediato, ya sea en la nube o en la infraestructura de la institución puede ser inmediato si se utilizan las reglas de los esqueletos que vienen disponibles en el sistema una vez instalado y estos pueden ser modificados para cubrir requerimientos más sofisticados en el transcurso del tiempo.
• Antes de implementar el sistema debe contarse con un alcance claro, incluyendo los procesos a implementar, los diferentes archivos y la firma electrónica a utilizar.
• Las firmas electrónicas de la plataforma (Token y Fiel), pueden utilizarse inmediatamente sin embargo las firmas electrónicas de tipo Fiel requieren un convenio con el SAT.
• Las firmas electrónicas de seguridata son contabilizadas y cargadas de forma individual, su costo individual depende de los elementos que se integren.
• El sistema puede ser asociado a estructuras de acceso existentes como LDAP o Directorio Activo.

Beneficios

• Seguimiento Real de los Asuntos realizados y a realizarse.
• Asignación de actividades y tareas a otras personas y áreas dentro de la institución.
• Medición del desempeño del trabajo de empleados y funcionarios.
• Referencia e historial de los asuntos gestionados Eficiencia y Eficacia Operativa Monitoreo y alertamiento en actividades pendientes de realizarse.
• Integración de expedientes electrónicos de forma sistémica y por asunto.
• Generación de Asuntos de forma automática, basado en calendarios preestablecidos.
• Permanencia de Repositorios documentales que garantizan la disponibilidad de documentos con validez jurídica.

Costos

Resolv-e Gestión Documental se cotiza en base al número de usuarios

Ingresa la cantidad de usuarios de cada tipo