La mejor forma de crear, gestionar y resguardar sus expedientes y documentos cumpliendo la normativa
Administración de Archivo
(Compatible con el AGN)
El sistema consiste en una herramienta de custodia de documentos y expedientes con una serie de servicios avanzados para la administración y explotación de documentos perfectamente clasificados en un cuadro de clasificación archivística específicamente preparado para la Institución (el aprobado para la dependencia por el Archivo General de la Nación). En el se tienen registrados documentos electrónicos, en papel, electrónicos de tipo URL y de tipo auto contenido en base de datos.
Cuenta con un sofisticado buscador de documentos que incluye la búsqueda profunda utilizando tecnología OCR, posee la habilidad de definir hasta un número indeterminado de Repositorios Documentales en el mismo servidor o en servidores adicionales, los repositorios pueden ser de tipo FileSystem para Linux y Unix, Directorios para Windows o Big Data (MongoDB). Para la digitalización de documentos en papel cuenta con un sistema muy versátil para digitalización en tiempo real utilizando una interfaz con el estándar TWAIN que permite no dejar copias de documentos dispersos en los equipos de los funcionarios. Está habilitado con un sistema de seguridad para definir perfiles basados en accesos y restricciones y cuenta con diversas interfaces que son declaradas de acuerdo a las características de los usuarios. Reportes, descargas, taxonomías, invitaciones a visualizar documentos, plantillas de datos adicionales, bitácora de actividad (incluyendo quien visualizo cada documento), recepción vía correo electrónico o vía FTP, cargas masivas, alertas por información incompleta o por vencimiento, firma electrónica y muchos más son características que tiene el sistema
Implantación
La implantación en una institución parte del Cuadro de Clasificación Archivística y la aplicación de una Metodología área por área identificando las series documentales, perfiles y usuarios para habilitarlos en el sistema y realizar la capacitación utilizando sus propias series documentales, la metodología se ejecuta en 3 días por área a integrarse y se van integrando paulatinamente.
Materiales Disponibles
Para demostrar el sistema se cuenta un ambiente ficticio que simula una institución de Gobierno denominada “Secretaria de Asuntos” que se puede acceder en la liga http://200.52.65.15/resolve?org=seas con clave y contraseña (admon / admon). Se cuenta con un folleto tríptico denominado “Gobierno Digital” de tres hojas tamaño carta.
Beneficios
Evita la pérdida de Documentos y Expedientes.
Búsqueda y ubicación de documentos en segundos
Cumplimiento con las normas y reglamentos relacionados con la Conservación de documentos del AGN y del ejecutivo
Habilidad de integrarse a otros sistemas (SAP o desarrollos propios) o de la misma tecnología (control de Gestión, Activos, Empleados, Atención Ciudadana, etc.)
Tipos de Documentos que soporta
El Gestor Documental soporta acervos que pueden contener una diversidad de materiales y formatos simultaneamente, como se describe a continuación:
Papel y otros materiales
El gestor documental soporta la incorporación de índices que referencian y controlan acervos en almacenes / bodegas de papel, permitiendo hacer la gestión del ciclo de vida documental.
Búsqueda, Clasificación y Visualización
Clasifique sus documentos y expedientes en archivos; archivo de clientes, archivo de proveedores, de empleados, de activos, etc. Para soporte de normatividad gubernamental, habilite el Cuadro de Clasificación Documental, Disposición Documental, guía SIMPLE, ETC.
Encuentre sus documentos de forma inmediata, adicione a su búsqueda cualquier metadato, incluyendo propietario del documento, características y contenido (utilizando OCR integrado) para realizar búsquedas precisas y profundas.
Niveles de resguardo
La documentación es resguardada tomando como mejor práctica el contar con 3 niveles de resguardo; trámite, concentración e histórico manteniendo los niveles de seguridad y los tiempos de acuerdo con las características de los expedientes y documentos.
Gestión de Préstamos
La Gestión de préstamos electrónica o de papel se registra y mantiene todos los documentos entregados en préstamo en un registro, que genera alertamientos automáticos.
Los préstamos de papel pueden ser por expediente o por caja y generan un vale de prestamos cuyo registro electrónico genera alertas hasta que el documento o caja es regresado físicamente.
El sistema genera un estado de cuenta por área, o por persona incluyendo la lista de los prestamos entregados.
Consulta y Gestión desde otras plataformas
Cuenta con una interface universal que permite la visualización desde cualquier otra plataforma que permita la invocación de un HTML o una llamada con el estándar de web Service.
Firma Electrónica
Utilice la firma electrónica en documentos para darle certeza jurídica.
Puede utilizar diferentes firmas incluyendo aquellas con el estándar PKI, FIEL del SAT, Biométrica, token interno y resguarde todas las evidencias de identificación y aceptación (grabaciones, ubicación, identificaciones, biometría, etc.)
Integración Expediente Único
El concepto de Experdiente Único consiste en que en uno y solo un expediente se encuentre toda la información relacionada a un objeto o persona, e integra información estructurada (información en base de datos) y no estructurada (información en documentos, imágenes y videos).
Por ejemplo “Expediente Único de proyectos”, Expediente Único de Activo (inmueble, automóvil, armamento, etc.), de pesonas como “Expediente Único de Cliente”, “Expediente Único de Proveedor”, “expediente Único de Empleado”, “Expediente Único de proveedor”, etc.
Firma Electrónica
Utilice la firma electrónica en documentos para darle certeza jurídica. Puede utilizar diferentes firmas incluyendo aquellas con el estándar PKI, FIEL del SAT, Biométrica, token interno y resguarde todas las evidencias de identificación y aceptación (grabaciones, ubicación, identificaciones, biometría, etc.)
El concepto de Experdiente Único consiste en que en uno y solo un expediente se encuentre toda la información relacionada a un objeto o persona, e integra información estructurada (información en base de datos) y no estructurada (información en documentos, imágenes y videos). Por ejemplo “Expediente Único de proyectos”, Expediente Único de Activo (inmueble, automóvil, armamento, etc.), de pesonas como “Expediente Único de Cliente”, “Expediente Único de Proveedor”, “expediente Único de Empleado”, “Expediente Único de proveedor”, etc.
Automatice la generación de documentos, utilice esqueletos y obtenga contratos, acuerdos, escritos, y cartas, homologadas personalizadas e intégrelos con firma electrónica o con firma autógrafa, en caso de que los requiera impresos.
Recabe las firmas requeridas siguiendo un proceso predeterminado.
Resguardelos inmediatamente en los repositorios electrónicos y compártalos electrónicamente con los interesados.
¿Cansado de que los asuntos pendientes no se realicen? El gran problema es que no se les da seguimiento no se enlistan y atienden los asuntos a realizar, no se generan notificaciones y alertas
Conozca nuestro reporte “Estado de Cuenta” que le permitirá área por área, persona por persona conocer sus actividades realizadas, realizándose, pendientes y hasta futuras.
Descripción General
Dentro de las empresas se tiene la necesidad de mantener Documentos y Expedientes en general, relativos tanto a sus actividades sustantivas como administrativas.
La utilización de esta solución le permite a la empresa contar con documentación de Contabilidad, Fiscal, Jurídico, Cliente, Proveedores, trámites, actas operativas, facturas, escrituras, etc. prácticamente en minutos y eliminar de forma definitiva la disponibilidad y el extravío de documentos.
La empresa cuenta con un repositorio electrónico de documentos en el que deposita sus expedientes y documentos digitales, digitalizados, URLs, y contenido desarrollado internamente, así como índices de documentos en papel para su posterior consulta con esquemas de seguridad.
La custodia de documentos electrónicos se realiza en uno o varios repositorios por lo que puede crecer en cantidad de espacio y en número de documentos de forma prácticamente ilimitada.
La solución se complementa con servicios como la ejecución de OCR centralizado en el servidor para la extracción de texto (integrando librerías de terceros), un agente de digitalización de tipo TWAIN que lo hace compatible prácticamente con cualquier escáner, firmado electrónico de documentos, bitácora de actualización y consultas a los documentos para el área de auditoría, generación de plantillas de expedientes, disposición documental (trámite, concentración e histórico) y muchos servicios más.
Tipos de Documentos
Integre en una solución diferentes formato de documentos:
Híbridos
ElectrónicosPapel
Digitales
¿Por qué imprimir en papel? con este soporte gestione documentos sin tener que imprimirlos Nacen, viven, se firman, se custodian, se consultan, se auditan todo digital Resguarda archivos digitales de cualquier tipo, incluyendo: Texto: txt, md, rtf…
Ofimática: docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp, pdf…
Imagen: jpg, gif, bmp, png, heic, webp…
Vídeo: avi, mov, mp4, mpeg, wmv…con soporte de streaming
Ejecución del sistema: exe, bat, dll, sys…
Audio: mp3, aac, ogg, wav, wma…
Archivo comprimido: zip, rar, tar…
Imagen des disco: iso, mds, img…
Etc….
Digitalizados
Si aun tienes procesos que generan documentación en papel Si tus procesos requieren integrar documentos externos recibidos en papel, digitales o digitalizados Intégralo a tu estrategia de Gestión Documental
Escanea como vayan recibiéndose y gestionándose
Deshazte del papel!! con proyectos de digitalización masiva Esto te permite Homogenizar los metadatos o índices para ubicar el documento que quieres en segundos.
Y a partir de ahí tus documentos digitalizados viven, se firman, se custodian, se consultan, se auditan todo digital
URL's
Si cuentas con documentos que no generas o custodias y esto lo hace otra empresa, puedes integrar sus documentos conociendo sus rutas URL´s
Si tu expediente requiere integrar documentos vivos de otras empresas que se actualizan frecuentemente, esta es una buena opción.
Algunos ejemplos:
Página web de una empresa, cliente o proveedor
Incluir el directorio de un proveedor o cliente, incluye la URL de su página web la sección que lo publica
Requiere contar con publicaciones semanales
Publica manuales o procedimientos
Agenda de eventos o actividades programadas
Contenido
Tienes necesidad de integrar o desarrollar contenido para explicar métodos, procedimientos, noticias empresariales, manuales, editoriales, documentar ejecución de proyectos, publicar productos y listas de precios, manuales, etc. Intégralos en tu estrategia de Gestión Documental, y desarrolla una estrategia para compartirlo con clientes, empleados, comunidad, proveedores, accionistas, socios, etc. hazlos públicos o mantenlos privados. Algunos ejemplos,: Portal empresarial Comunidad estudiantil Publica agendas Noticias
Papel
La gestión de papel, aún sigue siendo utilizada en múltiples procesos.
El inventario y gestión de documentos de papel u otros materiales como libros, obras de arte, registros de propiedad, archivos históricos, normalmente requieren la gestión de un almacen que permita la localización inmediata para consulta o iniciar procesos.
Localiza documentos de papel a partir de metadatos, índices, registros de vigencia y registros de ubicación dentro de un almacen.
Depura y maten el tamaño de tu archivo depurando (ciclo de vida) y obteniendo listados de depuraciones.
Controla el préstamo de documentos de papel y digitaliza los documentos para contar con ambas versiones (digital y física).
Tipos de Documentos
Integre en una solución diferentes formato de documentos:
Ingreso, Búsqueda, Clasificación y Visualización
Clasificación
Determine los archivos (series documentales) que se integrarán en su estrategia de gestión, por ejemplo archivo de clientes, proveedores, trámite proyecto, activo, inmueble, etc. Y asigne un checklist para garantizar que los documentos estarán completos, su permanencia en archivo vivo y archivo muerto, su valor documental, etc.
Ingreso
Ingrese los documentos al sistema de diversas formas, por ejemplo individualmente, procesos masivos, generando documentos en base a esqueletos, con la ejecución de un proceso de gestión de enrolamiento, de venta, de documentación, desde otras plataformas utilizando web services, recepción por un buzon electrónico (email, ftp), etc.
Búsqueda
Encuentre sus documentos de forma inmediata, adicione a su búsqueda cualquier metadato, incluyendo propietario del documento, características y contenido (Utilizando OCR integrado) para realizar búsquedas precisas y profundas
Ciclo de Vida Documental
Niveles de Resguardo
La documentación es resguardada tomando como mejor práctica el contar con 3 niveles de resguardo; trámite, concentración e histórico manteniendo los niveles de seguridad y los tiempos de acuerdo con las características de los expedientes y documentos.
Gestión de Préstamos
La Gestión de préstamos electrónica o de papel se registra y mantiene todos los documentos entregados en préstamo en un registro que genera alertamientos automáticos.
Los préstamos de papel pueden ser por expediente o por caja y generan un vale de préstamos cuyo registro electrónico genera alertas hasta que el documento o caja es egresado fìsicamente.
El sistema genera un estado de cuenta por área, o por persona incluyendo la lista de los préstamos entregados.
Consulta y Gestión desde otras plataformas
Cuenta con una interface universal que permite la visualización desde cualquier otra plataforma que permita la invocación de un HTML o una llamada con el estándar de web Service.
Firma Electrónica
Utilice la firma electrónica en documentos para darle certeza jurídica.
Puede utilizar diferentes firmas incluyendo aquellas con el estándar PKI, FIEL del SAT, Biométrica, token interno y resguarde todas las evidencias de identificación y aceptación (grabaciones, ubicación, identificaciones, biometría, etc.)
Integración Expediente Único
El concepto de Experdiente Único consiste en que en uno y solo un expediente se encuentre toda la información relacionada a un objeto o persona, e integra información estructurada (información en base de datos) y no estructurada (información en documentos, imágenes y videos). Por ejemplo “Expediente Único de proyectos”, Expediente Único de Activo (inmueble, automóvil, armamento, etc.), de pesonas como “Expediente Único de Cliente”, “Expediente Único de Proveedor”, “expediente Único de Empleado”, “Expediente Único de proveedor”, etc.
Generación de Documentos
Automatice la generación de documentos, utilice esqueletos y obtenga contratos, acuerdos, escritos, y cartas, homologadas personalizadas e intégrelos con firma electrónica o con firma autógrafa, en caso de que los requiera impresos. Recabe las firmas requeridas siguiendo un proceso predeterminado. Resguardelos inmediatamente en los repositorios electrónicos y compártalos electrónicamente con los interesados.
Procesos y workflow
¿Cansado de que los asuntos pendientes no se realicen? El gran problema es que no se les da seguimiento no se enlistan y atienden los asuntos a realizar, no se generan notificaciones y alertas Conozca nuestro reporte “Estado de Cuenta” que le permitirá área por área, persona por persona conocer sus actividades realizadas, realizándose, pendientes y hasta futuras.
Implantación
La empresa debe determinar a un coordinador general encargado de realizar la parametrización y definiciones al sistema. El uso de este sistema requiere una parametrización relativa a la definición del tipo de documentos y expedientes que se resguardarán en él, incluyendo su vigencia en los repositorios de trámite, concentración e histórico y las definiciones de seguridad para obtener el acceso a los diferentes usuarios que lo accederán. HD Online, provee una metodología para realizar una investigación de campo de los diferentes documentos y expedientes que tiene cada área o dirección, que perfiles de seguridad se utilizarán y la codificación de sus reglas en el sistema.
Beneficios
Búsquedas de cualquier documento o expediente instantáneas Operaciones más expeditas Ahorro en el espacio físico para almacenamiento de papel Ahorro de impresión de papel y consumibles como tonner Ahorro en compra de equipo de impresión Ahorro en gastos logísticos y de mensajería Beneficios Ecologícos diversos como cuidado de bosques y oxigenación
Costos
Resolv-e Gestión Documental se cotiza en base al número de usuarios
Ingresa la cantidad de usuarios de cada tipo
Tipo de usuario
Costo mensual
No de usuarios
Total
Usuario Administrador
$950.00
1
$950.00
Usuario Actualizador
(nombrado)
$600.00
Usuario de Consulta
(concurrente)
180.00
Total Mensual. . .
Dependiendo de los alcances hay un fee de implantación y capacitación
