Tipos de Proyectos

Al ser una solución parametrizable y permitior la creación de todo tipo de procesos Resolv-e se implementa en proyectos como:

• Mesa de Ayuda (ITIL)
• Seguimiento a ventas y oportunidades comerciales
• Garantías
• Gestión de Requerimientos de Clientes
• Gestión de Requerimientos de empleados
• Trámites
• Gestión de Adquisiciones
• Firma de documentos
• Logística de entregas
• Control de Gestión de asuntos
• Recepción y envío de correspondencia
• Gestión de activo fijo
• Gestión de RH como contratación, enrolamiento, integración de expediente
• Vacaciones, recibo de nómina otros procesos de RH
• Cualquier otra actividad a la que se dedique su empresa

Exclusivo para gobierno

• Gestión Ciudadana
• Trámites Oficialía de partes

Descripción General

Las Actividades Diarias y Repetitivas son las más susceptibles de presentar errores u omisiones por eso la automatización es sin duda…. SU VENTAJA ESTRATÉGICA!!!

Cualquier sector al que se dedique su empresa, requiere la realización de actividades sustantivas (aquellas que determinan la actividad de la empresa) o administrativas (aquellas que habilitan las actividades sustantivas), con este sistema se habilita un servicio en internet que le permite:

• Homologar sus operaciones
  Que las actividades se realicen con la misma calidad, atención y soporte
• Garantizar que las actividades se realicen
  Toda actividad queda registrada en el sistema, y además se avisa a los ejecutores y supervisores de tiempos, retrasos, etc.
• Guardar el histórico de cuándo, dónde y cómo de cada actividad
  Los avances, consultas, actividades, documentos, etc. Quedan registrados en el sistema
• Medir y Evaluar
  Los reportes de los procesos en el sistema permiten tener una vista amplia del grado de atención que se está brindando al negocio
• Controlar las operaciones foráneas
  Al ser una aplicación nativa para WEB, Resolv-e es accesible desde cualquier ubicación para reportar las actividades, y para supervisar la ejecución de éstas en tiempo real
• Mejorar los procesos
  Mediante las herramientas de evaluación de Resolv-e podrá observar en qué tareas se necesita atención y correcciones
• Documentar
  Creación de Expedientes Electrónicos de forma automática, conteniendo documentos digitalizados con firma autógrafa y/o electrónica
• Optimizar el uso de Infraestructura
  Optimice y registre el uso de activos como equipamiento, automotores, inmuebles y recursos en general

Ciclo de Vida

Dentro de la solución se cuenta con elementos que le permiten generar aplicaciones en donde puede habilitar los procesos que lo componen, por ejemplo puede crear una aplicación para Gestionar procesos de servicios de garantía y en la misma aplicación habilitar diferentes procesos como “Servicio de Garantía Extendida”, o “Servicio de Garantía Foraneo” o “Servicio de Garantía en sitio”, todo de acuerdo a sus operaciones.

Provee una metodología basada en el mejoramiento continuo de 4 etapas, Modelar, Ejecutar, Monitorizar y Mejorar.

Modelado

• Diseñe sus procesos fácilmente dentro de Resolv-e usando su Modelador Gráfico, pueden ser tan simples como la ejecución de una tarea o tan sofisticados como varias tareas condicionadas o paralelizadas una a otra con varias personas de varios grupos de atención.

Ejecución

• Resolv-e es accesible fácilmente a través de un navegador estándar en Internet o Red Privada. Al momento de ejecutar, puede utilizar todos estos elementos:
• Registro / Ingreso de Solicitudes
  El sistema registra Procesos utilizando recursos como una página web, un correo electrónico, una llamada telefónica, una ventanilla de servicio, un sistema de escritorio, desde otro programa o en base a una programación pre-establecida.
• Manejo de Roles
  Los participantes en un proceso actúan en base a roles, una persona es el solicitante, otra es el responsable  de resolver una tarea, una más es la responsable de validarla, etc., se soporta cualquier número de personas / roles en un proceso.
• Activos Relacionados
  Los procesos son relacionados (o no) a Activos como Automóviles, Infraestructura de Cómputo o Comunicaciones, Inmuebles, etc., con el objeto de realizar actividades asociadas, como una orden de reparación, un arreglo a un inmueble, una asignación  de automóvil, etc.
• Expediente
  Cada proceso es suceptible de generar un expediente que contenga la información de los documentos relacionados al proceso, por ejemplo los folios generados a partir de un asunto de tipo Juicio, Demanda, Contrato, Carta, etc., se provee un cliente de digitalización para incorporar digitalizaciones de firmas autógrafas.
• Otros
  Elementos adicionales que pueden incorporarse son la generación de encuestas, quejas, interfaces a centros de contacto, notificaciones de acciones realizadas o por realizarse, generación de cotizaciones, etc.

Monitoreo

• Todos los procesos son medibles e incluyen niveles de alertamiento y Reportes.
• Niveles de Servicio
  A cada proceso se le pueden establecer tiempos específicos para su ejecución o resolución, son monitoreados de forma automática y aquellos que excedan el tiempo pre-establecido generan alertas que son notificadas a los responsables. Las alertas pueden ser críticas, advertencia, informativa y se presentan en una pantalla con diferentes colores de acuerdo a su severidad.

Mejora

• Con el conocimiento y experiencia adquiridos Resolv-e le hará conocer las fortalezas y debilidades de su negocio, ayudándole a desarrollar un proceso de mejora continua de manera natural.

Modelado

Dentro de la Herramienta se provee los elementos necesarios para generar los Procesos tal y como lo requieres.

Cuenta con un editor de gráficos en el que puedes incorporar las tareas y su información correspondiente. En este elemento incorporamos Inteligencia Artificial para responder y condicionar la secuencia de actividades y respuestas (disponible pronto).

Una vez modelado se complementan todos los parámetros adicionales como lo es el habilitar información en una plantilla tomada del directorio de datos, tablas de subtipo, expediente y activos, duración de tareas y de todo el proceso, niveles de alertamiento (SLAs) y una lista extensa de características que pueden ser habilitadas para tu proceso.

Posteriormente puede habilitarlo en un ambiente de pruebas y posteriormente en producción si todo es correcto.

Ejecución

La gestión de procesos en Resolv-e es uno de los pilares del sistema y se realiza a través de varios módulos especializados que permiten la creación, administración, seguimiento y resolución de procesos dentro de una organización. A continuación, te explico cómo se gestionan los procesos en Resolv-e.

1. Modelo de Roles: Solicitante - Controlador - Resolutor

Resolv-e utiliza un modelo de roles para la gestión de procesos, que incluye tres participantes clave:

Solicitante:

• Esta persona inicia el proceso solicitando algún servicio, documento o acción. Puede ser un cliente interno o externo de la organización. Las solicitudes pueden ingresarse al sistema de diversas formas: teléfono, fax, correo electrónico, página web, etc.

Controlador:

• El controlador es responsable de la supervisión del proceso. Su función es monitorear su evolución y garantizar que se cumplan los plazos y las acciones asignadas. Utilizan las herramientas del sistema para recibir notificaciones y alertas sobre eventos que ocurren durante la vida del proceso.

Resolutor:

• Esta persona o equipo es responsable de completar la tarea o resolver el problema planteado en el proceso. Pueden estar asignados de forma manual o automática, dependiendo de la complejidad del proceso y la configuración del sistema.

2. Creación y Administración de Procesos

Los procesos en Resolv-e se crean y administran dentro de su correspondiente módulo. Aquí están los pasos generales:

1. Creación de un Proceso
   
   Inicio del Proceso:
   Un proceso puede comenzar por la creación manual de un expediente, solicitud o tarea. También se pueden generar automáticamente en respuesta a eventos, como la recepción de documentos o la creación de un ticket.
   
   Definir el Tipo de Proceso:
   Cuando se crea un proceso, se asigna a una categoría que define su tipo. Las categorías pueden incluir: atención al cliente, gestión de proyectos, reclamaciones, ventas, etc. El Master del sistema define las categorías de procesos disponibles.
   
   
2. Asignación de Responsabilidades
   
   Asignación de Tareas:
   Cada proceso se descompone en tareas que se asignan a resolutores o grupos. Esto se puede hacer de forma manual o automática según las reglas predefinidas del sistema.
   
   Turnado y Seguimiento:
   Las tareas o documentos dentro del proceso pueden ser turnados a varios usuarios o áreas. Esto garantiza que los responsables sean notificados para tomar las acciones necesarias.
   
   
3. Administración de Estados
   
   Estados del Proceso:
   Un proceso puede estar en diferentes estados como Abierto, En proceso, Completado, o Cerrado. Estos estados reflejan el progreso de las tareas asignadas. A medida que las tareas son completadas, los estados del proceso se actualizan.
   
   Notificaciones y Alertas:
   Resolv-e notifica a los responsables cuando una tarea o un proceso requiere su atención o cuando se ha producido algún retraso. Las alertas ayudan a los controladores a tomar acciones preventivas para cumplir con los plazos.
   
   
4. Uso de Infos para Personalizar los Procesos
   
   Campos Variables (Infos):
   Durante la creación y administración de procesos, pueden utilizarse Infos (campos variables) que permiten la personalización y captura de datos adicionales que son importantes para ese proceso en particular.
   Esto proporciona una mayor flexibilidad, ya que los Infos se pueden adaptar para incluir cualquier información relevante para cada tipo de proceso.

3. Seguimiento de los Procesos Una vez que los procesos están en marcha, el sistema ofrece herramientas para su seguimiento:

• a. Bitácora y Auditoría
  Resolv-e mantiene un registro detallado de todas las acciones realizadas sobre los procesos. Esto se conoce como la bitácora o registro de auditoría. Esta herramienta es clave para garantizar la trazabilidad, permitiendo ver quién hizo qué, cuándo y cómo, a lo largo de toda la vida del proceso.
  
  b. Módulo de Pendientes
  El Módulo de Pendientes es esencial para el seguimiento de tareas dentro de los procesos. Este módulo muestra todas las tareas pendientes para los usuarios y grupos asignados. Los usuarios pueden visualizar sus tareas pendientes, actuar sobre ellas y ver las fechas de vencimiento y los SLA’s asociados.
  
  c. Reportes y Dashboards
  Resolv-e incluye herramientas para generar reportes y dashboards que proporcionan una vista general del estado de los procesos. Estos reportes ayudan a la dirección o al equipo de control a tomar decisiones basadas en el progreso de los procesos y a identificar áreas que requieren atención especial.

4. Finalización del Proceso

• a. Cierre del Proceso Una vez que todas las tareas dentro del proceso han sido completadas, el proceso se marca como Cerrado. El cierre puede ser automático o manual, dependiendo de las configuraciones del sistema. Después del cierre, el proceso puede ser archivado para futuras consultas o auditado si es necesario.
  
  
• b. Archivo Histórico Los procesos cerrados pueden ser archivados en el sistema para consulta posterior. Estos procesos, una vez en el archivo histórico, no pueden ser reabiertos, pero sí pueden ser consultados si se necesitan revisiones o auditorías.

5. Flexibilidad y Personalización

Resolv-e es altamente personalizable, lo que significa que los procesos pueden ser adaptados a las necesidades específicas de cada organización. Algunas formas en que los procesos pueden personalizarse incluyen:

• Definición de nuevas categorías de procesos por el administrador del sistema.
• Configuración de flujos de trabajo personalizados que determinan los pasos y las tareas dentro de cada proceso.
• Asignación de permisos y roles para que solo las personas adecuadas puedan acceder, modificar o cerrar ciertos procesos.

Monitoreo

Resumen de las Herramientas de Monitoreo en Resolv-e:

• Monitoreo en tiempo real de tareas y procesos mediante interfaces y dashboards centralizados.
• Módulo de pendientes que muestra tareas individuales con fechas límite y responsables.
• Notificaciones y alertas automáticas para garantizar que se tomen medidas preventivas ante posibles retrasos.
• Trazabilidad completa mediante una bitácora que registra todas las acciones realizadas en cada proceso.
• Seguimiento de indicadores clave (KPI's) para evaluar el rendimiento de los procesos y la gestión de tareas.
• Gestión de turnados y prioridades para asignar correctamente las responsabilidades y garantizar que las tareas críticas se completen a tiempo.
• Cumplimiento de SLA's mediante alertas automáticas para tareas con tiempos de entrega estipulados.
• Análisis de procesos y mejora continua, permitiendo identificar áreas de mejora para optimizar el rendimiento futuro.

Resolv-e proporciona una plataforma robusta y flexible para monitorear el avance en la ejecución de procesos, asegurando que tengas visibilidad total sobre el estado de los procesos, ayudando a mejorar la eficiencia y reducir los tiempos de entrega​.

Mejora

La modelación de procesos en Resolv-e es clave para mejorar la eficiencia operativa de tu organización. A través de la modelación, puedes analizar y rediseñar los flujos de trabajo, lo que te permite identificar áreas de mejora, eliminar cuellos de botella, automatizar tareas repetitivas y optimizar el uso de los recursos. A continuación cómo, utilizando la modelación de procesos, puedes mejorar la eficiencia de tu modelo:

1. Visualización y Comprensión del Proceso
2. Automatización de Tareas Repetitivas
3. Optimización del Flujo de Trabajo (Workflow)
4. Mejora en la Asignación de Recursos
5. Mejora en la Gestión del Tiempo
6. Análisis y Mejora Continua
7. Trazabilidad y Auditoría
8. Mejora de la Colaboración y Comunicación
9. Reducción de Costos
10. Mayor Flexibilidad y Adaptación

Resumen de Mejora en la Eficiencia a través de la Modelación de Procesos en Resolv-e:

1. Claridad y Visualización de Procesos: Te permite mapear y entender cada paso de tus procesos.
2. Automatización: Reduce tareas manuales y optimiza el tiempo mediante automatización.
3. Optimización de Flujos de Trabajo: Elimina redundancias y simplifica el proceso.
4. Mejor Asignación de Recursos: Asigna tareas y responsabilidades de manera eficiente.
5. Gestión de Tiempos: Optimiza los tiempos de ejecución y establece alertas para evitar retrasos.
6. Trazabilidad y Auditoría: Proporciona un registro claro y auditable de cada acción.
7. Colaboración Eficiente: Mejora la comunicación y colaboración entre equipos.
8. Reducción de Costos: Ahorra tiempo y recursos mediante procesos más ágiles.
9. Adaptabilidad: Permite cambios rápidos y escalabilidad a medida que la organización crece.

En resumen, al modelar tus procesos en Resolv-e, puedes visualizarlos, optimizarlos, automatizarlos y mejorarlos de manera continua, lo que se traduce en mayor eficiencia, control, y reducción de costos en tu organización.

Implementación

Ya sea que tu infraestructura esté basada en una nube privada o en tus propios servidores, nuestras soluciones están diseñadas para integrarse sin problemas, aprovechando al máximo tus recursos tecnológicos.

El proceso de implantación de Resolv-e implica varios pasos estructurados para asegurar que el sistema se integre de manera efectiva dentro de una organización, optimizando la gestión de procesos, documentos, y tareas. A continuación, te describo cada una de las fases clave en el proceso de implementación de Resolv-e:

1. Análisis de Necesidades y Planificación
2. Configuración y Personalización del Sistema
3. Migración de Datos
4. Capacitación de Usuarios
5. Pruebas Piloto y Ajustes
6. Lanzamiento Completo del Sistema
7. Soporte y Mejora Continua

Beneficios del Proceso de Implantación de Resolv-e:

• Adaptación a las Necesidades Específicas: La implementación es completamente personalizada para ajustarse a los procesos y flujos de trabajo de la organización.
• Automatización de Tareas: Se automatizan tareas repetitivas y manuales, lo que ahorra tiempo y reduce errores.
• Optimización de Procesos: La implementación permite identificar cuellos de botella y áreas de mejora, optimizando los flujos de trabajo.
• Facilidad de Uso: Gracias a la capacitación y a la interfaz intuitiva, los usuarios pueden adaptarse rápidamente al sistema.
• Control Total: Los administradores del sistema tienen control total sobre los permisos, roles, y flujos de trabajo.
• Escalabilidad: El sistema está diseñado para crecer junto con la organización, lo que permite agregar nuevos módulos y funcionalidades según sea necesario.

En resumen, el proceso de implantación de Resolv-e es meticuloso y personalizable, garantizando que el sistema no solo se integre bien dentro de la estructura organizativa, sino que también optimice los procesos, mejore la eficiencia operativa y proporcione un control total sobre las tareas y flujos de trabajo en toda la empresa.

Beneficios

Beneficios para los clientes

• Atención inmediata: Respuestas rápidas y personalizadas.
• Acceso 24/7: Disponibilidad constante.
• Facilidad de uso: Interfaz intuitiva.
• Información precisa: Respuestas basadas en datos.
• Ahorro de tiempo: No requiere espera.

Beneficios para las empresas

• Reducción de costos: Automatización de tareas.
• Mejora de la eficiencia: Procesamiento rápido de solicitudes.
• Incremento de la satisfacción del cliente: Respuestas personalizadas.
• Análisis de datos: Obtención de información valiosa.
• Escalabilidad: Capacidad para manejar múltiples solicitudes.

Beneficios de la IA

• Aprendizaje automático: Mejora continua.
• Reconocimiento de patrones: Identificación de tendencias.
• Procesamiento de lenguaje natural: Comprensión del lenguaje humano.
• Integración con otros sistemas: Conexión con bases de datos.
• Seguridad: Protección de datos.
• Ventajas competitivas Diferenciación Innovación
• Mejora de la experiencia del cliente Incremento de la productividad
• Reducción de costos

Beneficios significativos para clientes y empresas, mejorando la eficiencia, la satisfacción y la innovación.

Costos

Resolv-e Gestión Documental se cotiza en base al número de usuarios

Ingresa la cantidad de usuarios de cada tipo