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¿Qué es el BPO de Expediente Único de Empleado?

BPO Gestión Documental

  • BPO - Integración de Recursos Humanos con certificación REPSE
  • ECM - Integración de plataforma de Gestión Documental en la nube
  • Resguardo - Almacenamiento físico de los expedientes
  • Firma Electrónica - Firmado PKI Biométrico bajo NOM 151

El Business Process Outsourcing (BPO) para expedientes de empleados consiste en externalizar a un proveedor especializado la administración completa de los documentos del personal de su organización.

Nos encargamos de la digitalización, organización, resguardo y control de expedientes laborales físicos y digitales, contratos, identificaciones, evaluaciones, incidencias y documentos fiscales.

En lugar de que su área de Recursos Humanos gestione manualmente archivos, nosotros operamos el proceso completo utilizando tecnología de indexación, flujos de trabajo y repositorios documentales seguros.

Un Sinnúmero de beneficios

Descubra las ventajas de implementar un BPO documental para su organización

Cero Papel

  • Digitaliza Todos los expedientes
  • Elimina Gastos de archivo físico
  • Recupera espacios de almacenes de papel
  • Firma electrónica implica no imprimir

Cumplimiento

  • Garantiza Contar con documentos normativos
  • Protección de Datos Personales
  • Ley Federal del Trabajo
  • Cumplimiento de la ley del IMSS
  • Cumplimiento de la ley del INFONAVIT
  • Cumplimiento de Impuesto sobre la renta

 

Firma Electrónica

  • Generación de contratos en base a esqueletos
  • Ahorro en tiempo y reuniones para firma (Se firma desde el portal)
  • Se cuenta con un contrato firmado por el empleado con validez jurídica

 

Personal de RH

  • Se dedica a su misión para atraer talento
  • Consulta de documentos es un commodity, se accede a cualquier documento en segundos
  • Soporte de Procesos de Auditorías internas y externas prácticamente inmediata
  • Conoce a los empleados, sus competencias y habilidades, estudios y capacitaciones, etc.

Sistemas y Escalabilidad

  • No requiere Infraestructura de TI
  • La interacción con sistemas en mínima
  • Incorporación dinámica de storage

 

Seguridad

  • Control de accesos por ROL, usuario y contraseña
  • Guarda de documentación encriptada
  • Control de ciclo de vida documental
  • Plataforma segura VERACODE

 

Empleado

  • Garantiza Contar con documentos normativos
  • Protección de Datos Personales
  • Ley Federal del Trabajo
  • Cumplimiento de la ley del IMSS
  • Cumplimiento de la ley del INFONAVIT
  • Cumplimiento de Impuesto sobre la renta

 

Validaciones

  • Determinación de los criterios de validación para cada tipo de documento
  • Automatización de ciertas validaciones
  • Notificaciones automáticas de documentos que no cumplen la validación

 

Simplificación

  • Medición del desempeño con KPI's
  • La gestión y consulta de Expedientes ahora es un commodity (Siempre está ahí)
  • Cambio de costos de Capex a Opex
  • Cumplimiento de la ley del IMSS
  • Cumplimiento de la ley del INFONAVIT
  • Cumplimiento de Impuesto sobre la renta

 

Beneficios Adicionales

  • Disponibles desde el portal del empleado
  • Entrega de recibos de Nómina y Honorarios
  • Publicación de Encuestas a Empleados
  • Visualización y Solicitud de Vacaciones
  • Comunicación y Procesos Adicionales
  • Cumplimiento de la ley del INFONAVIT
  • Cumplimiento de Impuesto sobre la renta

 

Más Beneficios

  • Comunicación con el empleado
    (Portal corporativo)
  • Notificación de evento
  • Publicación de Normas y reglamentos
  • Promociones y oportunidades
  • Información y Noticias

Indicadores de Valor del Servicio

30% - 60% Reducción en tiempos de búsqueda documental
20% - 40% Reducción en costos administrativos
Segundos Expediente digital del empleado disponible

Implementación del Servicio

El Proceso de implantación hemos desarrollado una metodología que permite entre otras cosas integrar los expédientes actuales (aquellos que se encuentran activos o en funciones), históricos (aquellos que dejaron la empresa y se requiere mantener su expediente y desde luego los nuevos registros en proceso de contratación.

Se describe a continuación el alcance de nuestra metodología:




Nuestros Servicios a la Carta

BPO - PERSONAL CALIFICADO


Bajo el modelo REPSE
  • Digitalización de expedientes laborales
  • Gestionar el registro de documentos por el empleado
  • Validación Documental
  • Indexación de documentos
  • OCR y Extracción de Datos
  • Control de Calidad de Imágenes
  • Procesar los Recibos de Nómina
  • Monitoreo de Documentación Vencida
  • Administración del ECM
    • Cargas masivas
    • Preparación de cargas masivas
    • Carga o Eliminación de Expedientes antiguos
  • Capacitación y Soporte a Usuarios

ECM SaaS - Gestor Documental.

  • Plataforma de expediente digital en Internet o equipo propio
  • Definición del checklist de documentos según tipo
  • Repositorio Documental Seguro
  • Storage para Resguardo documental - 3 Resguardos
  • Workflow de procesos de RRHH
  • Portal de consulta web de RRHH
  • Portal para consulta y actualización de los empleados
  • Monitoreo de Documentos Vencidos
  • Capacitación y soporte a usuarios
  • Administración del ECM
  • Administración del ECM
    • Cargas masivas
    • Preparación de cargas masivas
    • Carga o Eliminación de Expedientes antiguos
  • Integración con ERP / HRIS

Resguardo - Almacenes de Papel

  • Transportación e Inventario
  • Almacenamiento de Archivo Físico
  • Gestión de cajas con trazabilidad
  • Préstamo de documentos controlado
  • Digitalización bajo demanda
  • Destrucción certificada

Firma Electrónica - Valor Jurídico

  • Construcción de elementos vía esqueletos
  • Envío a firma, monitoreo de documentos firmados y por firmar
  • Firma con certificados PKI y Fiel del SAT
  • Criterios de verificación biométrica facial, huella digital, INE, voz y otras
  • Firmado con constancia de conservación NOM151
  • Valor jurídico, no repudio, no modificable, sellado de tiempo
  • Se firma desde el portal del empleado y desde el acceso de RRHH

Costos

 

Resolv-e Gestión Documental se cotiza en base al número de usuarios

Se deberá de cotizar de acuerdo al proyecto.

Solicitar cotización

Tipo de usuario

Costo mensual

No de usuarios

Total

Usuario Administrador

$950.00

1

$950.00

Usuario Actualizador

(nombrado)

$600.00

Usuario de Consulta

(concurrente)

180.00

Total Mensual. . . 

Dependiendo de los alcances podrá haber un fee de implantación y capacitación

 

 

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