¿Qué es?

Con Gestión de Asuntos y Correspondencia, recibe solicitudes de todo tipo y por cualquier medio, evita que los asuntos no se resuelvan o queden en el olvido.

En el sistema registra un asunto y asígnalo para resolución, atención, resolución, conocimiento, firma a una persona o departamento.

Utilizando un modelo simple de Solicitante – Resolutor gestiona los asuntos de forma clara y directa.

Gestiona todo tipo de Asuntos

• Interna – coordinación y solicitudes dentro de tu empresa
• Externa – solicitudes, reclamos, aclaraciones de clientes, proveedores, etc.

El reporte “Estado de Cuenta” te ayuda a identificar los asuntos pendientes por persona. ¡Nunca más un asunto en el olvido!

Funcionamiento

Resuelva y atienda sus asuntos estandarizada, homologada y bajo un nivel de servicio.

Registro
Cualquier persona con acceso al sistema o sin el puede rergistrar asuntos, ya sea utilizando el acceso al sistema o utilizando el servicio externo o el envío por email.

Workflow
De acuerdo al tipo de asunto sigue diferentes rutas de resolución, habilitando Workflow específicos para diferentes tipos de requerimientos

Asignación
Una vez registrado asigne el asunto a una persona o departamento de forma automática o manual, asígnelo de acuerdo a la acción que requiera para el asunto incluyendo – por ejemplo, para atención, resolución, conocimiento, firma, documentación, respuesta, etc.

Integración de Expediente del Asunto
Cada asunto tiene la habilidad de permitir adjuntar documentos y expedientes relacionados o requeridos para la resolución que corresponda. Estos pueden ser clasificados para la referencia histórica.

Firma Digital
Firma documentos con Token para validez empresarial y opcionalmente Firma Electrónica para validez jurídica

Resolución
Resuelve cada asignación e impide el cierre si ex isten asuntos o actividades pendientes, documenta el cierre.

Bitácora
Registro automático de acciones realizadas para la atención de cada asunto indicando quien lo hizo, que hizo, en que día y hora.

Histórico
Guarde la resolución de sus asuntos históricamente y consulte el detalle de sus resolución

Implementación

Utilizando nuestros servicios en Internet, la implementación toma dos días para procesos estándar out-of-the-box.

El primer día se realizan la carga de Catálogos, incluyendo la carga de la estrucutra de la empresa, ubicaciones, estatus, grupos de trabajo y checklist de documentos, el segundo día directamente capacitación sobre la herramienta.

Procesos más complejos requieren más tiempo para incluir entrevistas y definiciones. Incluyendo firma electrónica flujos personalizados, actividades automáticas, etc.

Beneficios

1. Acciones Operativas y de Eficiencia

Automatizar el flujo de trabajo (workflow) asignando y turnando la correspondencia al responsable correcto de forma inmediata.
Localizar cualquier documento, oficio o asunto en segundos usando filtros avanzados (fecha, remitente, palabras clave).
Agilizar los tiempos de respuesta mediante alertas de pendientes y el uso de plantillas preconfiguradas.
Digitalizar los documentos desde el momento en que ingresan a la oficina de partes para evitar extravíos físicos.

2. Acciones de Control y Seguridad

Rastrear el historial completo de un asunto (quién lo recibió, quién lo leyó, qué acciones tomó y a quién se lo envió).
Monitorear los plazos límite emitiendo recordatorios automáticos antes de que venzan los términos legales o institucionales.
Restringir el acceso a información confidencial mediante la asignación de roles y permisos específicos para cada usuario.
Firmar de manera electrónica y despachar la correspondencia saliente con total validez legal, sin necesidad de imprimir.

3. Acciones Estratégicas y de Gestión

Visualizar el estado de la organización en tiempo real a través de tableros de control (dashboards) e indicadores de gestión.
Medir la carga de trabajo y el desempeño de cada área o empleado para equilibrar las tareas. Consolidar toda la correspondencia e historial relacionados con un mismo caso dentro de un solo expediente electrónico único.

4. Acciones Económicas y Ecológicos

Eliminar el uso desmedido de papel, fotocopias, tóner y archivadores físicos.
Liberar espacio físico en las oficinas al sustituir los archivos de metal por almacenamiento en la nube o servidores.
Reducir las horas que el personal pierde buscando papeles o trasladando oficios de un escritorio a otro.

Costos

Monitoreo

Resumen de las Herramientas de Monitoreo en Resolv-e:

• Monitoreo en tiempo real de tareas y procesos mediante interfaces y dashboards centralizados.
• Módulo de pendientes que muestra tareas individuales con fechas límite y responsables.
• Notificaciones y alertas automáticas para garantizar que se tomen medidas preventivas ante posibles retrasos.
• Trazabilidad completa mediante una bitácora que registra todas las acciones realizadas en cada proceso.
• Seguimiento de indicadores clave (KPI's) para evaluar el rendimiento de los procesos y la gestión de tareas.
• Gestión de turnados y prioridades para asignar correctamente las responsabilidades y garantizar que las tareas críticas se completen a tiempo.
• Cumplimiento de SLA's mediante alertas automáticas para tareas con tiempos de entrega estipulados.
• Análisis de procesos y mejora continua, permitiendo identificar áreas de mejora para optimizar el rendimiento futuro.

Resolv-e proporciona una plataforma robusta y flexible para monitorear el avance en la ejecución de procesos, asegurando que tengas visibilidad total sobre el estado de los procesos, ayudando a mejorar la eficiencia y reducir los tiempos de entrega​.

Mejora

La modelación de procesos en Resolv-e es clave para mejorar la eficiencia operativa de tu organización. A través de la modelación, puedes analizar y rediseñar los flujos de trabajo, lo que te permite identificar áreas de mejora, eliminar cuellos de botella, automatizar tareas repetitivas y optimizar el uso de los recursos. A continuación cómo, utilizando la modelación de procesos, puedes mejorar la eficiencia de tu modelo:

1. Visualización y Comprensión del Proceso
2. Automatización de Tareas Repetitivas
3. Optimización del Flujo de Trabajo (Workflow)
4. Mejora en la Asignación de Recursos
5. Mejora en la Gestión del Tiempo
6. Análisis y Mejora Continua
7. Trazabilidad y Auditoría
8. Mejora de la Colaboración y Comunicación
9. Reducción de Costos
10. Mayor Flexibilidad y Adaptación

Resumen de Mejora en la Eficiencia a través de la Modelación de Procesos en Resolv-e:

1. Claridad y Visualización de Procesos: Te permite mapear y entender cada paso de tus procesos.
2. Automatización: Reduce tareas manuales y optimiza el tiempo mediante automatización.
3. Optimización de Flujos de Trabajo: Elimina redundancias y simplifica el proceso.
4. Mejor Asignación de Recursos: Asigna tareas y responsabilidades de manera eficiente.
5. Gestión de Tiempos: Optimiza los tiempos de ejecución y establece alertas para evitar retrasos.
6. Trazabilidad y Auditoría: Proporciona un registro claro y auditable de cada acción.
7. Colaboración Eficiente: Mejora la comunicación y colaboración entre equipos.
8. Reducción de Costos: Ahorra tiempo y recursos mediante procesos más ágiles.
9. Adaptabilidad: Permite cambios rápidos y escalabilidad a medida que la organización crece.

En resumen, al modelar tus procesos en Resolv-e, puedes visualizarlos, optimizarlos, automatizarlos y mejorarlos de manera continua, lo que se traduce en mayor eficiencia, control, y reducción de costos en tu organización.

Implementación

Ya sea que tu infraestructura esté basada en una nube privada o en tus propios servidores, nuestras soluciones están diseñadas para integrarse sin problemas, aprovechando al máximo tus recursos tecnológicos.

El proceso de implantación de Resolv-e implica varios pasos estructurados para asegurar que el sistema se integre de manera efectiva dentro de una organización, optimizando la gestión de procesos, documentos, y tareas. A continuación, te describo cada una de las fases clave en el proceso de implementación de Resolv-e:

1. Análisis de Necesidades y Planificación
2. Configuración y Personalización del Sistema
3. Migración de Datos
4. Capacitación de Usuarios
5. Pruebas Piloto y Ajustes
6. Lanzamiento Completo del Sistema
7. Soporte y Mejora Continua

Beneficios del Proceso de Implantación de Resolv-e:

• Adaptación a las Necesidades Específicas: La implementación es completamente personalizada para ajustarse a los procesos y flujos de trabajo de la organización.
• Automatización de Tareas: Se automatizan tareas repetitivas y manuales, lo que ahorra tiempo y reduce errores.
• Optimización de Procesos: La implementación permite identificar cuellos de botella y áreas de mejora, optimizando los flujos de trabajo.
• Facilidad de Uso: Gracias a la capacitación y a la interfaz intuitiva, los usuarios pueden adaptarse rápidamente al sistema.
• Control Total: Los administradores del sistema tienen control total sobre los permisos, roles, y flujos de trabajo.
• Escalabilidad: El sistema está diseñado para crecer junto con la organización, lo que permite agregar nuevos módulos y funcionalidades según sea necesario.

En resumen, el proceso de implantación de Resolv-e es meticuloso y personalizable, garantizando que el sistema no solo se integre bien dentro de la estructura organizativa, sino que también optimice los procesos, mejore la eficiencia operativa y proporcione un control total sobre las tareas y flujos de trabajo en toda la empresa.

Beneficios

Beneficios para los clientes

• Atención inmediata: Respuestas rápidas y personalizadas.
• Acceso 24/7: Disponibilidad constante.
• Facilidad de uso: Interfaz intuitiva.
• Información precisa: Respuestas basadas en datos.
• Ahorro de tiempo: No requiere espera.

Beneficios para las empresas

• Reducción de costos: Automatización de tareas.
• Mejora de la eficiencia: Procesamiento rápido de solicitudes.
• Incremento de la satisfacción del cliente: Respuestas personalizadas.
• Análisis de datos: Obtención de información valiosa.
• Escalabilidad: Capacidad para manejar múltiples solicitudes.

Beneficios de la IA

• Aprendizaje automático: Mejora continua.
• Reconocimiento de patrones: Identificación de tendencias.
• Procesamiento de lenguaje natural: Comprensión del lenguaje humano.
• Integración con otros sistemas: Conexión con bases de datos.
• Seguridad: Protección de datos.
• Ventajas competitivas Diferenciación Innovación
• Mejora de la experiencia del cliente Incremento de la productividad
• Reducción de costos

Beneficios significativos para clientes y empresas, mejorando la eficiencia, la satisfacción y la innovación.

Costos

Resolv-e Gestión Documental se cotiza en base al número de usuarios

Ingresa la cantidad de usuarios de cada tipo